Auch ein elektronisches Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden

Um ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen reicht es nicht aus, die Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System unmittelbar elektronisch zu erfassen. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

 

So lautet eine Entscheidung des Finanzgerichts (FG) Niedersachsen. In dem Fall war unklar, wann die Angaben zu den jeweiligen Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden waren. Offensichtlich bestand die Möglichkeit, die Angaben noch nach Monaten abzuspeichern. Dies löst kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus, so das FG. Wird ein elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass sich aus den Datenbeständen die Abspeicherungstage nachvollziehbar ergeben.

Beachten Sie

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt, oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dies gilt auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs.

Ferner stellte das Finanzamt Differenzen zwischen den Kilometerständen laut Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen bzw. dem TÜV-Bericht fest. Das FG hat die Fahrtenbücher auch deshalb verworfen, weil der Steuerpflichtige die tatsächlichen Kilometerstände zu keinem Zeitpunkt mit den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des Fahrtenbuchs abgeglichen hat. Der tatsächliche Tachostand blieb damit für jeden einzelnen Tag in allen Jahren unbekannt.

Quelle

FG Niedersachsen, Urteil vom 23.1.2019, 3 K 107/18, NZB BFH Az. VI B 25/19, Abruf-Nr. 208370 unter www.iww.de